Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng bảng tính, bạn đã cân nhắc đến Google Sheets chưa? Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các công cụ bảng tính Google Sheets. Thêm vào đó, chúng tôi sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về Google Sheets như:
- Google Sheets là gì?
- Bảng tính trên Google hoạt động như thế nào?
- Google Sheets miễn phí không?
Vào năm 2018, chúng tôi sử dụng và làm việc với các ứng dụng hoàn toàn khác nhau so với năm năm trước đây. Cá nhân tôi, tôi thấy rằng bây giờ tôi ít tải và sử dụng ứng dụng và sử dụng nhiều công cụ để làm việc trên trình duyệt hơn. Các ứng dụng web đang rất mạnh mẽ, tiếp tục chiếm vị trí của các ứng dụng trên desktop.
Quảng Cáo
Có vài minh chứng rất tốt về điều này là Google Docs, một nhóm công cụ trên nền web với nhiều sản phẩm. Nếu bạn đã sử dụng các ứng dụng như Microsoft Word, Excel và PowerPoint trong quá khứ thì bạn có thể biết những công cụ hữu ích này. Google Sheets là ứng dụng về bảng tính của Google Docs.
Google đã đổi mới bằng cách dùng khái niệm này vào trình duyệt với Docs để bạn có thể sử dụng chúng bất cứ nơi nào. Bộ công cụ Docs tự động giữ sao lưu tập tin của bạn và dễ dàng cho tất cả mọi người cùng làm việc.
Quảng Cáo
Hướng dẫn này sẽ tập trung chỉ bạn về Google Sheets, công cụ bảng tính mà bạn có thể sử dụng trên trình duyệt web. Hãy xem một số tính năng của Google Sheets. Chúng ta hãy tìm hiểu thêm lý do tại sao Google Sheets lại mạnh mẽ như vậy và tại sao người dùng nên thử dùng nó.
Tại sao sử dụng bảng tính?
Bạn có thể tự hỏi là Google Sheets giống như Excel không? Câu trả lời là: không chính xác.
Quảng Cáo
Tuy nhiên, trước khi chúng ta bàn về tính năng và các công cụ đặc biệt trên Sheets, hãy bắt đầu với những lý do nổi bậc tại sao bạn nên cân nhắc để sử dụng một bảng tính. Tôi có một đề xuất mạnh mẽ là nhiều người nên sử dụng bảng tính để tổ chức và quản lý cuộc sống của họ.
Khi bạn cần phải ghi chú hoặc bắt đầu tổ chức một dự án, bạn thực hiện điều đó ở đâu? Nhiều người có thể mở một tài liệu trống trong Google Docs hay Microsoft Word, chẳng hạn. Trang trống là một cách tuyệt vời để bắt đầu để trình bày ý tưởng.
Đối với tôi, một bảng tính có thể làm tốt như vậy nhưng còn nhiều tính năng hơn. Nếu bạn bắt đầu theo dõi bất cứ điều gì bao gồm những con số và cần phải tính toán cơ bản thì một bảng tính luôn luôn là một lựa chọn tốt hơn để làm việc với thông tin. Bạn có thể sử dụng các cột và các hàng để sắp xếp nội dung tốt.
Bởi vì bạn có thể sử dụng các công thức và chức năng trên dữ liệu mà bạn đã nhập vào, một bảng tính có thể giúp bạn hiểu hoặc chuyển đổi dữ liệu. Trong những tháng gần đây, đây là một vài điều tôi đã sử dụng bảng tính cho cuộc sống cá nhân của tôi:
- Từ khóa về hình ảnh kỹ thuật số, theo dõi thư viện hình ảnh mỗi năm
- Theo dõi ngân sách từng tháng và lưu các mục tiêu
- Kế hoạch mới bao gồm việc viết bài cho Tuts+, các sự kiện quan trọng và các mục tiêu để đánh dấu quá trình hoàn thành
Bên cạnh đó, thực tế là tôi làm việc nhiều với các bảng tính cho công việc hàng ngày, chúng đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của tôi. Hãy nghĩ về một bảng tính trong thời gian tới khi bạn bắt đầu một dự án hoặc sáng kiến.
Tại sao phải sử dụng Google Sheets?
Google Sheets là gì và tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng chúng?
Thậm chí nếu bạn muốn sử dụng bảng tính, bạn có thể tự hỏi Google Sheets hoạt động như thế nào? Có rất nhiều sự cạnh tranh tốt giữa ứng dụng Excel của Microsoft và Numbers của Apple. Cả hai có thể làm việc trong trình duyệt web.
Thậm chí bây giờ Sheets cũng là một đối cạnh tranh dựa hoạt động trên trình duyệt. Tôi vẫn nghĩ rằng đó là sự lựa chọn hàng đầu cho các bảng tính đơn giản. Nó nhẹ và dễ để bắt đầu.
Excel có mọi tính năng bạn có thể cần trong một bảng tính, nhưng điều đó mang lại sự phức tạp. Apple Numbers dễ sử dụng, nhưng một số tính năng làm việc không trực quan và hỗ trợ các định dạng bảng tính không đúng cách.
Đừng bỏ qua một thực tế rằng Sheets có một số tính năng độc đáo mà các ứng dụng khác không có. Hãy xem các tính năng làm cho Sheets xứng đáng được bạn cân nhắc lựa chọn làm bảng tính.
5 Tính năng của Google Sheets đáng để xem qua
Với quá nhiều ứng dụng cho bảng tính, vậy tại sao Google Sheets lại xứng đáng là ứng dụng bạn bên quay lại để sử dụng?
Tóm lại, tôi nghĩ rằng Google Sheets tỏa sáng bởi vì cả hai lý do là miễn phí và dễ sử dụng. Chỉ cần có một tài khoản Google để đăng nhập và bắt đầu tạo bảng tính Google Docs. Thật khó để miễn phí và dù các ứng dụng khác cũng miễn phí nhưng Sheets là hoàn toàn miễn phí sử dụng.
Nhưng tôi không nghĩ rằng Sheets ít ngân sách hơn chỉ vì nó miễn phí hơn so với Microsoft Excel. Có nhiều tính năng mà Sheets đã thực hiện tốt như Excel và thậm chí vài tính năng làm việc còn tốt hơn trên trình duyệt. Hãy xem năm tính năng của Google Sheets xứng đáng để sử dụng.
1. Form dễ dàng nhập liệu
Bạn đã bao giờ cần feedback hoặc nhập liệu từ một khách hàng truy cập đến trang web của bạn không? Sheets cung cấp một cách dễ dàng để thực hiện điều đó và sắp xếp các câu trả lời.
Cho dù bạn đang dùng bữa trưa cùng với đồng nghiệp tại nơi làm việc hoặc nhận được thông tin chi tiết từ một khách hàng mới, Google làm cho nó dễ dàng để nhập liệu và trực tiếp vào một bảng tính Google Docs. Thay vì nhận được thông tin này thông qua email hoặc văn bản và phải nhập và định dạng lại nó.
Với một form nhập liệu, bạn có thể thiết lập các câu hỏi, lựa chọn và textbox cho khách truy cập để điền vào. Khi người dùng điền vào các câu trả lời, dữ liệu đó sẽ tự động được đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn để xem.
Để bắt đầu với tính năng này, truy cập vào bảng tính Google Docs và duyệt đến Insert > Form để thiết lập một form mới. Sau đó, bạn có thể thêm câu hỏi vào form như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.
Kiểm tra các hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện một form in kết quả trực tiếp vào Google Sheets của bạn:
2. Kết nối các bảng tính với nhau
Một trong những lý do mà tôi đã nhìn thấy mọi người ngần ngại sử dụng Google Sheets là vì họ nghĩ rằng một số tính năng từ Excel sẽ bị thiếu. Trong thực tế, hầu hết các tính năng đó đều có trên Google Sheets — bạn chỉ cần biết chỗ để tìm kiếm chúng.
Một ví dụ điển hình của việc này là khả năng lấy dữ liệu từ bảng tính khác. Bằng cách sử dụng các tính năng như = IMPORTRANGE làm cho nó có thể thực hiện và nhận được dữ liệu từ bảng tính hoàn toàn riêng biệt.
Hãy chắc chắn đọc bài hướng dẫn dưới đây để nắm cách sử dụng nhiều bảng tính khi đồng bộ và kéo dữ liệu trở ra và vào.
3. Tìm hiểu trong khi sử dụng sản phẩm
Mặc dù tôi thích sử dụng bảng tính nhưng tôi có thể thấy lý do tại sao mọi người đang bị đe dọa bởi chúng. Chúng dễ dàng để bắt đầu, những công thức và chức năng của nó có cảm giác như được học nhiều.
Điều này mang lại cho tôi một số tính năng yêu thích khác đối với Google Sheets: tài liệu ngay bên trong ứng dụng. Khi bạn gõ tên chức năng, bạn sẽ nhận được một lựa chọn thả xuống thực sự hữu ích giúp bạn sử dụng các chức năng, như bạn có thể nhìn thấy dưới đây.
Ví dụ này bao gồm cách áp dụng từng tính năng. “Tài liệu ở trên không” này là một trong những lý do tôi nghĩ Sheets hoàn hảo để tìm hiểu.
4. Add-Ons trên Google Sheets
Google đã thực hiện cách mở rộng khá hay để phát triển Sheets, tiếp nhận các add-ons từ các nhà phát triển khác để tăng cường cho Sheets có thể làm việc tự nhiên.
Tôi nghĩ add-ons gồm hai loại chính:
- Pure add-ons là tiện ích thêm các tính năng bổ sung vào Google Sheets
- Kết nối các công cụ như Zapier và IFTTT giúp bạn liên kết Sheets tới bất kỳ dịch vụ nào khác
Một ví dụ về một tiện ích pure add-on là AppStoreMetrix, một tiện ích mà bạn có thể sử dụng để theo dõi hiệu suất của ứng dụng trong cửa hàng ứng dụng lớn như Google Play hoặc App Store của Apple. Thay vì đi vào những trang tổng quan và sao chép dán dữ liệu vào một bảng tính Google Sheets, hãy sử dụng AppStoreMetrix để kết nối hai ứng dụng lại với nhau.
Mặt khác, bạn đã có các dịch vụ như Zapier và IFTTT. Đây là những dịch vụ tồn tại với một lý do: để kết nối mọi thứ cùng nhau! Ví dụ, Twitter và Sheets không làm việc với nhau. Chính vì vậy bạn cần một ứng dụng trung gian. Bạn có thể sử dụng một trong những dịch vụ này để kết nối và tự động chèn chúng vào một bảng tính.
May mắn thay, chúng tôi đã có một hướng dẫn giúp bạn thiết lập. Hãy xem bài hướng dẫn để tìm hiểu thêm về kết nối giữa Google Sheets với các dịch vụ.
5. Hỗ trợ tốt nhất cho việc cộng tác
Hơn bao giờ hết, các dự án và công việc mà chúng tôi đưa vào đòi hỏi sự hợp tác với những người khác. Chúng tôi dựa vào người khác nhiều hơn trong công việc của chúng tôi, chúng tôi cần xử lý và làm việc cùng nhau.
Đây là một tính năng mà các ứng dụng khác đã thử nhưng Google Sheets luôn tiên phong. Vấn đề đơn giản đó là mời những người khác làm việc cùng trên bảng tính Google Sheets. Nó là cách dễ nhất để mời người dùng khác làm việc cùng (hoặc chỉ cần xem) bảng tính mà bạn đã làm việc.
Với Sheets, bạn có thể tạo URL công cộng để cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác viên cụ thể. Vào trong trình đơn chia sẻ bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào nút Share ở góc trên bên phải.
Hãy chắc chắn đọc các hướng dẫn dưới đây để nắm được cách mời cộng tác viên vào bảng tính làm việc cùng với bạn:
Bây giờ bắt đầu từ đâu
Bây giờ bạn đã biết nhiều về Sheets, làm thế nào để bạn bắt đầu kết hợp nó vào công việc và cuộc sống của bạn?
Trước hết, tôi hoàn toàn tin rằng cách tốt nhất để tìm hiểu một ứng dụng đơn giản là bắt đầu sử dụng nó. Nếu bạn đồng ý, hãy tìm đến Google Drive và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Nếu bạn chưa có, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí.
Khi bạn đang trong tài khoản Drive, bạn có thể click vào New và chọn tạo Sheet mới một cách dễ dàng. Bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng tính và tôi nghĩ bạn sẽ nhanh chóng thấy bảng tính có thể là một cách tuyệt vời để đăng nhập và sắp xếp dữ liệu.
Một tùy chọn khác là tạo ra một bảng tính mới dựa trên một mẫu miễn phí có thể giúp bạn nhìn thấy tính hữu dụng của Google Sheets. Mẫu có nhiều công thức được xây dựng và thiết kế sẵn giúp bạn thêm dữ liệu sử dụng dễ dàng. Xem các hướng dẫn bên dưới từ ngân sách đến theo dõi công việc, tạo hóa đơn thanh toán.
Bắt đầu làm quen hướng dẫn của Google là một nơi tuyệt vời để Google sheets trợ giúp, vì nó có tính năng một vài thủ thuật dễ dàng di chuyển bảng tính có sẵn sang Sheets.
Tóm lại
Bài viết này giúp bạn bắt đầu làm quen với Google Sheets, một công cụ bảng tính trên trình duyệt đầu tiên mà bạn có thể sử dụng cho nhiều mục đích. Tôi sử dụng nhiều ứng dụng bảng tính và Sheets cho công việc của tôi thường xuyên để theo dõi và làm việc với dữ liệu.
Có rất nhiều cách để tìm hiểu về Google Sheets. Hãy tìm hiểu các bài hướng dẫn bên dưới nếu bạn muốn tiếp tục tìm hiểu thêm:
Bạn đã bắt đầu với Google Sheets chưa? Bạn có kế hoạch thử hay chưa sau bài hướng dẫn này? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận dưới đây hoặc vấn đề nào cần tìm hiểu thêm.
